En la primera parte de este artículo tuvimos un abreboca de la importancia de mejorar los procesos comunicativos dentro de la organización; todo debido a que la mayoría de los problemas  en el ámbito laboral derivan de una comunicación deficiente.

En tal sentido, daremos continuidad explicando más a detalle cada una de las recomendaciones dadas en el artículo anterior —si no los has leído, puedes hacerlo haciendo clic aquí—.

Escuchar activamente

¿Cuántas veces no has sentido que, al hablar con alguien, esa persona solo parece estar pensando lo que te va a responder? Pues bien, la escucha activa es todo lo contrario. Se centra en los siguientes aspectos:

• Las palabras que el hablante dice
• El tono de voz y el lenguaje corporal que el hablante expresa
• El mensaje implícito que no dice abiertamente pero que insinúa

Un oyente activo suele, además, parafrasear a su interlocutor diciendo algo como lo siguiente: “Si te entiendo bien, ¿me estás diciendo que x…?”. Solo cuando hayas realmente entendido el mensaje de tu interlocutor llegará el momento de pensar en tu intervención.

Entender diferentes estilos de comunicación

No todos se expresan del mismo modo: unos son directos mientras otros son indirectos, unos son tímidos mientras otros son extrovertidos, unos expresan sus sentimientos mientras otros se centran en los hechos prácticos…

En este orden de ideas, no importa cuán correcto piensas que es tu forma de expresarte: si alguien no te entiende, no es culpa de esa persona sino tuya. Es tu tarea el analizar la manera en que tal persona se comunica y transmitirle los mensajes “en su mismo idioma”.

Agendar reuniones semanales del equipo de trabajo

Uno de los mayores peligros que acechan a los equipos de trabajo es el desgaste: mientras menos hablen los miembros entre sí, más se enfriarán las relaciones. Buena comunicación genera más buena comunicación. Por ende, los grandes líderes conocen la importancia de abrir espacios semanales de encuentro entre todos los miembros de su equipo de trabajo para fomentar el compañerismo y la unidad.

Tener un lenguaje corporal adecuado

¿Te has propuesto mirarte al espejo y ver cómo luces al hablar?, descruzar los brazos, tener una postura erguida (sin sobreactuar), hacer contacto visual y sonreír amablemente son señales que le indican a tu interlocutor que estás dispuesto a escuchar su mensaje.

Conocer los intereses de tu audiencia

Si te toca expresarte en público y dar una presentación, no es suficiente con pensar cómo te gustaría a ti recibir esa información. Tal vez tu audiencia no está interesada en complejas estadísticas difíciles de entender y solo quieren conocer la aplicación práctica de tus informes. O, tal vez, tu audiencia está deseosa de conocer cifras y datos exactos que respalden las propuestas pragmáticas que presentas. En todo caso, la recomendación es salir de ti mismo y ponerte en los zapatos de tu audiencia para transmitir el mensaje de acuerdo a sus necesidades e intereses (por encima de tus necesidades e intereses personales)

Reconocer y elogiar el trabajo bien hecho

Probablemente, si eres un supervisor, corregir y señalar los trabajos mal realizados sean parte de tu lista de deberes. Sin embargo, a nadie le gusta compartir con un crítico y un regañón. Procura observar cuando algo sea bien hecho y acostúmbrate a elogiar a quien se lo merezca. De este modo equilibrarás la balanza y evitarás que tus trabajadores sean tímidos en tu presencia. En su lugar, serán más abiertos a la hora de expresarte sus inquietudes.

Por otro lado, si eres un miembro del equipo, aprende a agradecer y reconocer la ayuda que recibas de tus compañeros por medio de los elogios.

Aprender a dar críticas constructivas correctamente

Si es necesario hacer una crítica, hazlo en privado, no en público. Si alguien expone sus ideas durante una presentación, lo mejor es esperar a que la presentación finalice y señalar los errores a puerta cerrada.

En este respecto, hay que considerar el momento y lugar adecuados para hacer una crítica. Si te encuentras en tu primer día de trabajo, no sería muy prudente cuestionar todo lo establecido a viva voz ¿verdad? El derecho a dar críticas constructivas debe ganarse llevando primero una trayectoria ejemplar.

Entender el papel que juega cada persona en el proyecto

Si has sido recientemente asignado a (o puesto a cargo de) un nuevo equipo de trabajo, tómate tu tiempo para saber exactamente quién hace qué en el proyecto. Lo anterior te ayudará a comunicarte más asertivamente con cada miembro del equipo.

Agendar reuniones 1:1

Agendar reuniones con cada empleado de forma individual te sorprenderá con todo lo que saldrá a la luz. Existen empleados que por timidez no expresan sus ideas en las reuniones grupales. No obstante, los mismos son capaces de compartir datos reveladores que, de otra manera, no tendrías acceso a recibir.

Conocer a los demás a nivel personal

Aprende a conversar sobre tópicos fuera de lo laboral con tus compañeros y empleados. Saber que María está sacando una licenciatura en las noches o que Carlos tiene un hijo enfermo no significa invadir el espacio personal sino, más bien, humanizar las relaciones lo cual deriva en más empatía y camaradería.

Aprender a hablar apropiadamente delante de un público

En el colegio, muchos de los ataques de pánico tuvieron lugar al tener que hacer una exposición en público. Sin embargo, en el trabajo, es una tarea muy frecuente. Hacerlo mal pondrá incómoda a tu audiencia mientras que hacerlo correctamente puede llamar la atención de forma positiva de aquellos que están en altos rangos ejecutivos. Aprender a hablar en público te preparará para avanzar en tu carrera con miras a cargos más altos en la organización.

Por otro lado, si tú eres el dueño, dirigirte de forma apropiada a tus empleados (al hablar en público) les hará sentir inspirados y representados lo cual redunda en un mayor sentido de pertenencia con la organización.

Comunicarse cara a cara más que hacerlo solamente vía online

Aunque la época de la pandemia y la globalización hace que, muchas veces, solo contemos con los chats y los emails para comunicarnos. Hablar en persona permite aprovechar más el lenguaje no verbal.

Si bien es cierto que los nativos digitales no parecen tener problemas con una comunicación exclusivamente online, hay que pensar en las personas mayores pertenecientes al equipo de trabajo que no están 100% adaptadas a la vida online (aunque aparentemente manejen las herramientas, emocionalmente se conectan más con una comunicación presencial). Por lo cual, deben hacerse esfuerzos para no dejar la comunicación presencial a un lado.

Tener un respaldo escrito de los acuerdos alcanzados en las conversaciones

Al participar en una reunión online o presencial, es posible que cada uno de los interlocutores se vaya con una idea distinta de lo conversado. Por ende, es conveniente finalizar cada encuentro enlistando los puntos tocados y los acuerdos alcanzados para poder darles continuidad a lo largo del tiempo (y cubrirse las espaldas ante posibles futuros malos entendidos). Enviar dicha lista a todos los involucrados en la conversación.

Participar en terapias y talleres de comunicación grupales con todo el equipo de trabajo

Los líderes en una organización (incluyendo aquellos que solo tienen departamentos pequeños a su cargo) deberían considerar participar en sesiones de  entrenamiento en la comunicación. Algunos de los puntos tratados anteriormente podrían pareces obvios pero, tal vez no sean tan evidentes para algunos de tus empleados.

Mejorar tus propias habilidades para comunicarte es siempre una idea excelente, aunque es posible llegar a un punto en el que —por muy bueno que seas expresándote— no seas capaz de compensar las debilidades comunicacionales de tu interlocutor. Si ese es el caso, considéralo una señal de que ha llegado la hora de programar terapias y talleres de comunicación grupales.

En conclusión

La comunicación efectiva puede ser difícil de alcanzar, y siempre hay algo que aprender. Aunque la comunicación sea solo una de las múltiples claves para alcanzar el éxito, se trata de una clave crucial.

Implementar estos consejos para mejorar la comunicación en tu ambiente de trabajo te hará destacar entre tus compañeros. Además, reducirás los niveles de estrés y aumentarás la productividad tuya y la de tus pares.